數(shù)字檔案館管理軟件
產(chǎn)品概述
信息資源目前已經(jīng)成為人類社會活動和經(jīng)濟活動的戰(zhàn)略資源。信息技術(shù)的發(fā)展與廣泛應(yīng)用，使檔案數(shù)字化建設(shè)提上了議程。國家檔案局2010年6月頒發(fā)了《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》，檔案數(shù)字化建設(shè)已成為各單位檔案工作發(fā)展的重要方向和目標。
在技術(shù)、知識與人才密集型的勘測設(shè)計單位，檔案是企業(yè)的重要資產(chǎn)，也是企業(yè)核心的信息資源，有著不可替代的作用和地位。隨著數(shù)字技術(shù)的發(fā)展和設(shè)計手段的提升，勘察設(shè)計企業(yè)對歷史存量檔案數(shù)字化、電子文件歸檔存儲、數(shù)字化服務(wù)和電子檔案安全、使用及管理提出了新的要求，亟需解決檔案的數(shù)據(jù)建立、數(shù)據(jù)存儲、信息資源的開發(fā)利用等問題。
金曲數(shù)字檔案館管理軟件是一款嚴格遵照檔案管理等方面的法規(guī)和標準，面向勘察設(shè)計企業(yè)的專業(yè)管理系統(tǒng)。該軟件系統(tǒng)主要用于各門類、各載體檔案和資料的收集、整理、存儲、檢索、傳遞、保管、保護、利用、鑒定、統(tǒng)計等全過程管理，能夠大幅度提升檔案管理的效率與質(zhì)量，發(fā)掘企業(yè)的隱性知識，是勘察設(shè)計企業(yè)知識化管理重要的實現(xiàn)途徑。
產(chǎn)品亮點
檔案采集標準化
兼顧自動化歸檔、手工歸檔、移動采集等多種模式，支持標準數(shù)據(jù)接口、圖像識別、批量導(dǎo)入等多種采集途徑。
檔案管理規(guī)范化
嚴格遵循國家制定的檔案標準和有關(guān)檔案工作的行業(yè)標準、規(guī)章制度以及傳統(tǒng)的檔案管理模式。
檔案管理智能化
條碼識別自動掛接；RFID視頻技術(shù)智能識別、智能報警。
檢索利用高效化
搜索引擎技術(shù)大幅度提高條目和原文的檢索速度。
檔案應(yīng)用自動化
按檔案預(yù)設(shè)規(guī)則自動編目、自動標引。
檔案安全一體化
證據(jù)保全技術(shù)有效保障原始檔案的有效性，權(quán)限控制應(yīng)用層級訪問安全，自動災(zāi)備保障數(shù)據(jù)層級的安全。
功能介紹
檔案采集
---自動采集---
---手動采集---
---移動端采集---
檔案文件采集至關(guān)重要，如果采集數(shù)據(jù)不準確，將造成無效的檔案歸檔，所以準確的采集歸檔數(shù)據(jù)是建立數(shù)字化檔案館的基石。檔案采集可以接收各類電子元件及元數(shù)據(jù)，能夠批量導(dǎo)入導(dǎo)出數(shù)據(jù)，保證數(shù)字檔案的完整性。
——自動采集
自動或批量接收立檔部門產(chǎn)生的電子文件，包括但不限于：項目管理協(xié)同設(shè)計、綜合辦公等，允許通過接口或者Excel批量導(dǎo)入數(shù)據(jù)，并能根據(jù)約定的命名規(guī)則和層次結(jié)構(gòu)，自動創(chuàng)建電子文件對應(yīng)的項目信息、案卷信息、文件信息。。
——手動采集
圖檔管理人員在自動歸檔的材料基礎(chǔ)上進行線下資料的數(shù)字化轉(zhuǎn)換及歸檔或通過人工方式將歷史存量檔案進行輸入、信息補充、完善等。
——移動終端采集
通過移動終端，以錄像、錄音和現(xiàn)場拍照等方式，方便快捷地記錄會議內(nèi)容、現(xiàn)場勘察的圖片、圖紙交付記錄簽收信息以及其他需要記錄的信息。實現(xiàn)了在有網(wǎng)絡(luò)的條件下，能夠?qū)崟r采集信息并發(fā)送給相關(guān)人員，即使在無網(wǎng)絡(luò)的情況下，也能把信息先保存到移動終端上，待恢復(fù)網(wǎng)絡(luò)后，能夠及時同步相關(guān)信息。另外，通過移動絡(luò)端的拍照功能，可以方便快速地將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為電子文件進行歸檔。
檔案管理
——檔案庫整理
檔案采集歸集的數(shù)據(jù)，在檔案庫整理中，檔案管理員可以手動調(diào)整、補充、修改、刪除等操作，并對檔案進行梳理后入庫。
——組卷組盒
支持錄入零散文件信息，然后使用【組卷】或【組盒】操作將零散文件歸入案卷或檔案盒中，使無序信息有序化。
——自動編目
系統(tǒng)對案卷或檔案盒中的文件進行順序上的調(diào)整和自動編目，并可自動生成卷內(nèi)目錄、備考表。
——自動封面
系統(tǒng)能夠根據(jù)自動收集或手工錄入的案卷信息，自動生成案卷封面、案卷脊背等內(nèi)容，檔案人員打印生成內(nèi)容直接貼在案卷對應(yīng)位置即可，免去手工錄入，提高效率。
——檔案保存審批
收集來的檔案默認存儲在臨時庫中，需經(jīng)過移交送審環(huán)節(jié)，經(jīng)檔案管理員審核、鑒定后方能進入正式庫。
——批量導(dǎo)出
可按文件導(dǎo)出，按案卷導(dǎo)出，或?qū)С稣麄€項目/年度。
——回收站
刪除或銷毀的檔案都會進入回收站，檔案管理操作員可及時恢復(fù)誤刪的檔案。
---檔案整理---
---自動編目---
---檔案保存審批---
---回收站---
檔案采集
---檔案檢索---
---全文檢索---
---地圖檢索---
——檔案檢索
系統(tǒng)擁有非常強大的檢索功能，支持但不限于按照檔案分類篩選、檔案類型、檢索目標、檢索時段、歸檔狀態(tài)以及檔案關(guān)鍵字（關(guān)鍵字檢索內(nèi)容包括但不限于檔號、題名、主題詞、檢索號等）、時間、立卷部門、檢查部門、歸檔部門等條件進行檔案信息檢索。同時檢索目標檢索和檔案類型檢索支持多選組合檢索，最大程度上實現(xiàn)了檢索的高度自定義和精確性。
——全文檢索
全文檢索通過分析技術(shù)識別電子文件的內(nèi)容以及條目數(shù)據(jù)字段中的內(nèi)容，并將輸入的檢索詞與識別內(nèi)容相匹配，輸出符合匹配要求的檔案。同時支持通過計算匹配程度結(jié)合權(quán)重設(shè)置為匹配結(jié)果排序。全文檢索文檔支持檢索htm、html、asp、txt、doc、pdf、ppt、xls和wps等多種文件格式。
——地圖檢索
用戶在系統(tǒng)內(nèi)新增部分檔案時可以在地圖上手動標記位置，標記完成后，系統(tǒng)將自動識別標記位置的經(jīng)緯度并保存。然后在地圖檢索頁面，用戶可以通過項目信息以及時段進行檢索，檢索結(jié)果會同步顯示出檔案的地圖標記位置。
檔案利用
——電子借閱
支持對含有電子文件的檔案進行電子借閱。
——實體借閱
支持對含有庫位號信息的實體檔案進行借閱。
——借閱催還
檔案管理人員及借閱人都可以隨時查看到自己逾期未還的檔案，檔案管理員可以在系統(tǒng)中及時的發(fā)出消息，提醒檔案借閱者及時歸還逾期檔案。
——關(guān)聯(lián)檢索
建立結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，根據(jù)結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)進行檢索，更快的查找到需要的檔案。
——借閱清單記錄
檔案管理人員可實時查看檔案借閱清單，并可根據(jù)多種查詢條件，組合查詢出符合條件的借閱清單記錄。如一月分借閱清單、一季度借閱清單。
——檔案銷毀
檔案管理人員將需要銷毀的文件統(tǒng)一納入銷毀庫，系統(tǒng)自動生成銷毀清冊，提報領(lǐng)導(dǎo)鑒定審批并將鑒定結(jié)果錄入系統(tǒng)，審批同意后，銷毀文件。
——瀏覽下載
系統(tǒng)提供以樹形結(jié)構(gòu)來展示存儲目錄及內(nèi)容，存儲的文件提供縮略圖形式預(yù)覽，下載檔案需要獲取權(quán)限，并記錄每一次下載的下載人、下載時間等日志信息。
---實體借閱---
---借閱催還---
---檔案銷毀---
---瀏覽下載---
檔案統(tǒng)計
---按檔案統(tǒng)計---
---按人員統(tǒng)計---
---按利用統(tǒng)計---
——按檔案統(tǒng)計
通過按年份篩選，可以查看所有檔案或特定檔案分類在其歷史年份的入庫數(shù)量，同時可以統(tǒng)計其每個月份的各項入庫數(shù)量，包括卷盒數(shù)量、文件數(shù)量以及電子文件數(shù)量等。入庫數(shù)量統(tǒng)計表擁有數(shù)據(jù)視圖和圖表視圖兩種呈現(xiàn)方式，用戶可根據(jù)實際情況選擇適合的呈現(xiàn)方式，同時統(tǒng)計數(shù)據(jù)支持直接下載，為后續(xù)的檔案入庫數(shù)據(jù)進行二次分析提供數(shù)據(jù)支持。
——按人員統(tǒng)計
可以統(tǒng)計出所有人員歷年檔案錄入、移交到正式數(shù)據(jù)庫中的檔案數(shù)量，可以查看到某個特定檔案的錄入移交情況。通過以年份為單位進行篩選，用戶可以查看相應(yīng)年份的錄入、移交檔案數(shù)量。同時以此為數(shù)據(jù)支持作為檔案人員績效考核的一項重要指標，為檔案人員的績效考核以及工作指標考核等提供數(shù)據(jù)支持。
——按利用統(tǒng)計
通過按年份篩選，可以統(tǒng)計出所有檔案或特定檔案類型在其歷史年份的借閱情況，同時可以統(tǒng)計其每個月份的歷史借閱情況并配有統(tǒng)計圖表，該圖表支持多種方式呈現(xiàn)，并支持統(tǒng)計表格下載，為設(shè)計院后續(xù)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析提供支持。
檔案日志
——審計日志
系統(tǒng)會記錄用戶登陸情況，包括用戶登錄時的IP地址、用戶名稱、日志日期以及引用表名稱和引用表ID，并記錄用戶在后臺的具體操作，同時支持通過搜索人員姓名、IP、記錄內(nèi)容等對日志進行篩選以及導(dǎo)出。系統(tǒng)保證每一次登錄都有跡可循，追蹤到具體責任人，為系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行提供保障，確保整個系統(tǒng)的安全性、可靠性和穩(wěn)定性。
——業(yè)務(wù)日志
系統(tǒng)會記錄相關(guān)用戶在檔案建設(shè)、檢索、利用時發(fā)生的一系列事件，同時支持通過搜索日志的關(guān)鍵字對日志進行檢索并導(dǎo)出日志，一方面方便系統(tǒng)數(shù)據(jù)更改時追溯到具體責任人，另一方面方便管理人還原操作以解決系統(tǒng)在運行中可能會遇到的各種操作問題。通過對業(yè)務(wù)日志的監(jiān)控以及分析，確保系統(tǒng)能夠安全穩(wěn)定地運行。
---審計日志---
---業(yè)務(wù)日志---
標準接口
系統(tǒng)目前已經(jīng)實現(xiàn)了多個內(nèi)部接口互通，實現(xiàn)與包括上海金曲其他產(chǎn)品如項目管理系統(tǒng)、綜合辦公系統(tǒng)、協(xié)同設(shè)計系統(tǒng)、總包管理系統(tǒng)、電子文件收集系統(tǒng)等其他接口的無縫連接。同時系統(tǒng)預(yù)留標準的外部接口，方便與第三方軟件進行數(shù)據(jù)整合等操作，給系統(tǒng)的二次開發(fā)提前預(yù)留好接口。另外系統(tǒng)提供完善的數(shù)據(jù)導(dǎo)入、導(dǎo)出功能，預(yù)留系統(tǒng)延展的可能性，滿足企業(yè)多方面的數(shù)據(jù)處理需要。
檔案配置
——審計日志
系統(tǒng)支持自定義檔案的分類方案，支持建立編碼規(guī)則，可根據(jù)用戶的實際需求編制檔案的分類方案，支持無限級分類和批量操作。檔案錄入人員能夠按照分類將數(shù)字檔案信息存儲到系統(tǒng)中，支持樹狀形式查看檔案信息以及移動檔案位置，支持批量檔案轉(zhuǎn)已歸檔、批量附件提取全文等操作。同時系統(tǒng)可以自動按照編碼規(guī)則建立檔號，并可對檔案進行條件檢索，包括但不限于檔案分類、檔案日期范圍、檔案名稱、檢索號、題號、主題詞等。
檔案備份
---手動備份---
---自動備份---
——手動備份
后臺預(yù)留手動備份按鈕，管理員可以根據(jù)制定的備份計劃，要求在特定時間內(nèi)手動備份整個檔案數(shù)據(jù)庫。同時如遇緊急情況，管理員可隨時前往后臺手動備份數(shù)據(jù)庫。
——自動備份
系統(tǒng)數(shù)據(jù)服務(wù)器經(jīng)過配置可實現(xiàn)自動定時備份，系統(tǒng)制定好備份規(guī)則后即可實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫自動實時備份。系統(tǒng)同時支持備份在當前服務(wù)器以及備份服務(wù)器，可根據(jù)用戶具體需求選擇備份位置。