金曲數(shù)字檔案館管理軟件—實(shí)現(xiàn)檔案全生命周期管理
時(shí)間：2022年11月08日
信息資源目前已經(jīng)成為人類社會(huì)活動(dòng)和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的戰(zhàn)略資源。信息技術(shù)的發(fā)展與廣泛應(yīng)用，使檔案數(shù)字化建設(shè)提上了議程。2021年，中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》，對(duì)“十四五”期間的企業(yè)檔案工作做出了全面規(guī)劃和部署。檔案數(shù)字化建設(shè)已成為各單位檔案工作發(fā)展的重要方向和目標(biāo)。
數(shù)字化時(shí)代，人們對(duì)實(shí)現(xiàn)檔案資源共享呼聲越來(lái)越高，而傳統(tǒng)檔案管理模式已很難適應(yīng)數(shù)字化的發(fā)展需求；升級(jí)數(shù)字化檔案管理，實(shí)現(xiàn)新時(shí)期檔案工作的高質(zhì)量發(fā)展，亟需解決以下問(wèn)題：
1、實(shí)物檔案資料繁多，歸檔類目模糊；
2、實(shí)物檔案查找不方便，借閱周期長(zhǎng)，跨部門利用困難；
3、項(xiàng)目周期長(zhǎng)、變更頻繁，項(xiàng)目檔案容易缺失；
4、缺乏統(tǒng)一的歸檔規(guī)范，增加檔案利用、管理的難度；
5、缺乏加密、備份等管控機(jī)制，檔案數(shù)據(jù)安全難保證；
金曲數(shù)字檔案館管理軟件是一款嚴(yán)格遵照檔案管理等方面的法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)，面向勘察設(shè)計(jì)企業(yè)的專業(yè)管理系統(tǒng)。該軟件系統(tǒng)主要用于各門類、各載體檔案和資料的收集、整理、存儲(chǔ)、檢索、傳遞、保管、保護(hù)、利用、鑒定、統(tǒng)計(jì)等全過(guò)程管理，能夠大幅度提升檔案管理的效率與質(zhì)量，發(fā)掘企業(yè)的隱性知識(shí)，是勘察設(shè)計(jì)企業(yè)知識(shí)化管理重要的實(shí)現(xiàn)途徑。
參考標(biāo)準(zhǔn)
《電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求》（GB/T 39784-2021）
《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894-2016）
《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》（GB/T 29194-2012）
《電子檔案管理基本術(shù)語(yǔ)》（DA/T 58-2014）
《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T 31-2017）
《檔號(hào)編制規(guī)則》（DA/T 13-1994）
《檔案著錄規(guī)則》（DA/T 18-1999）
《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》（國(guó)家檔案局 2010）
產(chǎn)品亮點(diǎn)
1、檔案采集標(biāo)準(zhǔn)化：兼顧自動(dòng)化歸檔、手工歸檔、移動(dòng)采集等多種模式，支持標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)接口、圖像識(shí)別、批量導(dǎo)入等多種采集途徑。
2、檔案管理規(guī)范化：嚴(yán)格遵循國(guó)家制定的檔案標(biāo)準(zhǔn)和有關(guān)檔案工作的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度以及傳統(tǒng)的檔案管理模式。
3、檔案管理智能化：條碼識(shí)別自動(dòng)掛接；RFID視頻技術(shù)智能識(shí)別、智能報(bào)警。
4、檢索利用高效化：搜索引擎技術(shù)大幅度提高條目和原文的檢索速度。
5、檔案應(yīng)用自動(dòng)化：按檔案預(yù)設(shè)規(guī)則自動(dòng)編目、自動(dòng)標(biāo)引。
6、檔案安全一體化：證據(jù)保全技術(shù)有效保障原始檔案的有效性，權(quán)限控制應(yīng)用層級(jí)訪問(wèn)安全，自動(dòng)災(zāi)備保障數(shù)據(jù)層級(jí)的安全。
部分功能介紹
檔案采集
檔案文件采集至關(guān)重要，如果采集數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，將造成無(wú)效的檔案歸檔，所以準(zhǔn)確的采集歸檔數(shù)據(jù)是建立數(shù)字化檔案館的基石。檔案采集可以接收各類電子元件及元數(shù)據(jù)，能夠批量導(dǎo)入導(dǎo)出數(shù)據(jù)，保證數(shù)字檔案的完整性。
【自動(dòng)采集】
【手動(dòng)采集】
檔案管理
檔案采集歸集的數(shù)據(jù)，在檔案庫(kù)整理中，檔案管理員可以手動(dòng)調(diào)整、補(bǔ)充、修改、刪除等操作，并對(duì)檔案進(jìn)行梳理后入庫(kù)。支持錄入零散文件信息，然后使用【組卷】或【組盒】操作將零散文件歸入案卷或檔案盒中，使無(wú)序信息有序化。支持自動(dòng)編目、自動(dòng)封面和批量導(dǎo)出，大大提高工作效率。
【檔案整理】
【自動(dòng)編目】
圖檔檢索
系統(tǒng)擁有非常強(qiáng)大的檢索功能，支持但不限于按照檔案分類篩選、檔案類型、檢索目標(biāo)、檢索時(shí)段、歸檔狀態(tài)以及檔案關(guān)鍵字（關(guān)鍵字檢索內(nèi)容包括但不限于檔號(hào)、題名、主題詞、檢索號(hào)等）、時(shí)間、立卷部門、檢查部門、歸檔部門等條件進(jìn)行檔案信息檢索。同時(shí)檢索目標(biāo)檢索和檔案類型檢索支持多選組合檢索，最大程度上實(shí)現(xiàn)了檢索的高度自定義和精確性。
【檔案檢索】
檔案利用
支持多種借閱方式，借閱申請(qǐng)、審批、催還、授權(quán)全流程管控。系統(tǒng)提供以樹(shù)形結(jié)構(gòu)來(lái)展示存儲(chǔ)目錄及內(nèi)容，存儲(chǔ)的文件提供縮略圖形式預(yù)覽，下載檔案需要獲取權(quán)限，并記錄每一次下載的下載人、下載時(shí)間等日志信息。
【借閱催還】
檔案統(tǒng)計(jì)
支持按照檔案、人員及利用情況等設(shè)定規(guī)則進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、結(jié)果顯示和打印，并以電子文件形式輸出統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，支持自定義報(bào)表功能。
【按檔案統(tǒng)計(jì)】
勘察設(shè)計(jì)單位的檔案管理工作是勘察設(shè)計(jì)單位的重要組成部分。建設(shè)數(shù)字檔案館，不僅有利于提高設(shè)計(jì)企業(yè)的檔案工作效率和現(xiàn)代化水平，有利于確保數(shù)字檔案永久存儲(chǔ)與安全保管，且更有利于逐步實(shí)現(xiàn)由檔案管理向知識(shí)管理的轉(zhuǎn)變，最終建立起設(shè)計(jì)院的電子檔案中心和知識(shí)中心。
